O que saber antes de alugar um espaço para sua festa

A escolha do espaço para a festa é tão importante que deve ser um dos primeiros itens a ser determinado na hora de organizar um evento. Com a definição do lugar, é possível fixar uma data exata para a festa e saber quais serviços terão que ser contratados separadamente.

É normal que quem está procurando um espaço para festas se depare com uma infinidade de opções, fazendo com que a escolha seja ainda mais difícil. Mas é possível começar o filtro com algumas informações básicas que você já deve ter em mente sobre o seu evento:

• número de convidados
• mês ou dia que gostaria de fazer a festa
• tipo de espaço: salão de festas, casa noturna, sítio, lugar aberto com piscina

Com esse filtro, você já deve ter opções mais ajustadas a sua necessidade, sem precisar perder tempo visitando lugares que não cumpram com os requisitos mínimos para o seu evento. No entanto, ainda é preciso ficar de olho em outros detalhes antes de alugar o espaço.

1) Acomodação dos convidados

Confirme se a capacidade de convidados informada é para o formato de recepção que você quer. Por exemplo, um espaço que comporta 200 convidados em pé pode ser uma opção para um coquetel, mas não para um almoço ou jantar em que todos deverão estar sentados. Além disso, os convidados devem estar confortáveis, sem a impressão de que o lugar é muito pequeno, com mesas muito próximas umas das outras ou sem espaço para locomoção.

2) Acessibilidade

A impressão que os convidados terão sobre o seu evento começa antes mesmo de chegar à festa. Por isso, é muito importante que o local seja acessível, principalmente, se houver convidados de outras cidades. Verifique se o espaço conta com estacionamento próprio ou serviço de valet. Se não tiver, tenha em mente que esse serviço deverá ser contratado a parte.

3) Segurança

Ninguém quer que imprevistos aconteçam, mas quando se trata da sua segurança e a do seus convidados, é melhor pecar pelo excesso do que pela falta. Veja se o espaço está localizado em uma região segura, se conta com saídas de emergência, se possui extintores de incêndio, se tem liberação para realização de eventos e se oferece equipe de seguranças. Caso não disponha desse serviço, também precisará ser contratado separadamente.

4) Estrutura

É fundamental fazer uma visita prévia ao local para verificar se o espaço está em perfeitas condições para a realização do seu evento. Além do lugar onde acontecerá a festa, verifique a estrutura dos banheiros, cozinha, salas de apoio, palco para a banda e área para fumantes. O espaço deve ter alvará de funcionamento, especialmente para realizar eventos e, se for o caso, com apresentação de bandas ao vivo ou com som mecânico.

5) Serviços complementares

Confirme e peça que conste detalhadamente no contrato todos os serviços oferecidos, como segurança, garçons, buffet, mobiliário, iluminação com gerador de luz, decoração e música ambiente. A partir daí, também é possível fazer uma comparação custo-benefício com outros espaços e saber o que precisará ser contratado separadamente.

Erros na hora de alugar um espaço para festa

Um dos maiores erros é alugar um espaço sem ter um contrato em mãos. Ele é a garantia de que tudo o que foi negociado será cumprido, tanto sobre condições de pagamento como prestação dos serviços complementares. E caso não seja cumprido, o contrato serve de respaldo na hora de buscar seus direitos.

Outro erro é fechar a locação sem conhecer pessoalmente o local. Faça quantas visitas forem necessárias até que tenha certeza de este é o espaço ideal para o seu evento. Também vale a pena pedir opiniões e consultar experiências de quem já contratou o espaço.

Agora que você já sabe o que ter em conta antes de alugar um espaço, clique aqui e conheça opções para o seu evento.

Fotos: Catering.com.br