Como preparar um coffee-break com sucesso

Os anos passam, consolidam-se várias mudanças nas relações de trabalho, mas o momento do coffee-break continua sendo de vital importância para uma empresa, justamente por seu caráter mais informal, que permite a integração dos presentes e a abordagens de questões contundentes num ambiente mais descontraído.

Esse tipo de buffet funciona perfeitamente para a hora de descanso de uma jornada de formação laboral, para uma pequena confraternização de funcionários ou para receber clientes importantes. Um dos pontos fundamentais é conseguir plasmar variedade na mesa do serviço, com opções doces e salgadas.

Para facilitar o trabalho da sua empresa, faremos agora um passo a passo, que lhe permitirá organizar um coffee-break com sucesso e sem imprevistos.

Pontos básicos do checklist

A organização de qualquer evento sempre parte de três pontos básicos, que não devem ser esquecidos nem menosprezados:

1) data e hora: muitos não dão a relevância devida a esse ponto, pensando que pode ser definido posteriormente, sem afetar a celebração em si. Um engano, já que data e hora são importantíssimos para fechar a contratação do serviço e negociar os prazos com a empresa de buffet, além de interferirem no tipo de cardápio. Sim, um coffee-break pela manhã não deve ser igual ao servido à tarde.

2) quantidade de participantes: normalmente, quando se parte para a organização de um coffee-break, a empresa tem previsto qual é o pressuposto disponível para o evento; ao menos, o máximo que será investido. Apesar de ser prudente trabalhar com uma margem de segurança, para evitar que falte comida ou bebida, a quantidade de participantes é a base da definição do serviço. Junto ao pressuposto disponível vai determinar detalhes como duração do coffee-break, variedade de bebidas e comidas, se haverá reposição, etc.

3) local: para esse tipo de serviço, em que os convidados ficam em pé e circulando pelo recinto, a preocupação não se centra na estrutura de cadeiras e mesas, mas sim em tudo o que é necessário para o serviço do buffet. Por exemplo, se não há cozinha, é arriscado trabalhar com salgadinhos quentes, como as quiches e os folhados, a não ser que haja a adaptação prévia de um espaço anexo para colocar fornos elétricos. Contar com a entrega dos salgadinhos minutos antes da realização do evento é desaconselhável, porque podem influir problemas como engarrafamento e atrasos.

O que não deve faltar

Ao contratar o serviço de coffee-break, verifique tudo o que está incluído no pacote. Para que o evento transcorra como o devido, serão necessários equipe de montagem e garçons. Desta forma, o serviço é constante e chega a todos os presentes. Assegure-se de que a empresa contratada traga bandejas, pratinhos, xícaras e copos suficientes, além de guardanapos. Muitas situações desconfortáveis se evitam verificando o óbvio.

O tempo mínimo de serviço de um coffee-break é de 15 minutos, nos casos de um buffet para intervalo de congressos, palestras, etc. Mas, por sua versatilidade, pode ser utilizado em confraternizações diversas e inaugurações. Nesses casos, a duração média do serviço é de uma hora. O mais usual, porém, é contratar um buffet para 30 minutos.

Há itens imprescindíveis em qualquer mesa de coffee-break. Sucos, leite, café e chá, acompanhados de biscoitinhos doces e salgados, bolos, pães, patês, manteiga e geleias. Mas não para por aí. Pense no cardápio considerando a hora do evento:

• entre 7h e 9h: acerta quem escolhe uma mesa de café da manhã, com iogurte, cereais, pão de queijo, croissants, sanduíches naturais, frutas e uma tábua de frios e queijos.
• entre 9h e 11h30: você garante um encanto à parte usando opções do serviço de brunch. Refrigerantes, tortas salgadas e doces, ovos mexidos com bacon e crepes.
• a partir das 15h: como se encaixa no horário do café da tarde, geralmente conta com mais opções salgadas que doces, com salgadinhos assados e fritos, tortas, sanduíches e quiches variadas.
• serviço noturno: quem necessita de um coffee-break à noite, deve pensar em um serviço mais parecido ao coquetel. Substituir elementos como leite, chá e cereais, que não são habituais nesse horário, e abrir espaço para refrigerantes e até alguma opção alcoólica, como vinho ou cerveja.

Os custos por pessoa dependem do tipo de cardápio que você quer oferecer e da localidade. Normalmente, variam entre R$ 9 e R$ 30.

Agora que você já sabe do passo a passo para organizar um coffee-break de sucesso, pode pedir orçamentos entrando em contato com as empresas especializadas.

Fotos (ordem de aparição): Catering Caja de Sabores, oschene (Flickr), Buffet Denise Capela, Light House Lounge e Quitutes Tia Nany